Office Management Jobs in Warschau

11. Dezember 2025

Assistenz für den Bereich Personalentwicklung (d/w/m)

Save the Children Deutschland e.V.
| Berlin, Deutschland

Im Bereich Unterstützung der Abteilungsleitung Human Resources: Terminkoordination und Vor- und Nachbereitung von Meetings, Assistenz der Personalleitung im Tagesgeschäft. Im Bereich Fort- und Weiterbildung: Teilnehmenden- und Fortbildungs-Management, Verwaltung des E-Mail-Postfachs Weiterbildung, Dokumentation aller Fortbildungen. Übernahme von Recherchen und Erstellen von Präsentationen, Vorlagen und Auswertungen. Unterstützung bei der Gestaltung aller Handlungsfelder der Personalentwicklung und bei der Weiterentwicklung von Maßnahmen und Instrumenten. Unterstützung bei der Erarbeitung von Trainingsangeboten. Mitgestaltung bei der Entwicklung und Einführung von innovativen Lernformen, insbesondere von digitalen Formaten.

11. Dezember 2025

Bürokoordination (m/w/d)

Tafel Deutschland e.V.
| Berlin

Als Bürokoordination bist du die erste Ansprechperson in unserer Geschäftsstelle, und sorgst mit deinem Organisationstalent für einen reibungslosen Ablauf. Verantwortlich für das Zentraltelefon und den zentralen E-Mail-Account. Erste Ansprechperson für Mitglieder, Tafel-Interessierte, Tafel-Kund:innen, Förderer, Spender:innen, Pressevertreter:innen etc. Terminplanung/-verwaltung, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen. Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost. Unterstützende Buchhaltung, z.B. Führung der Rechnungseingangsbücher. Bestellung und Verwaltung von sämtlichen Materialien, Zugängen und Inventar.

5. Dezember 2025

Projektleitung für die Fachbereiche der Deutschen Programme (d/w/m)

Save the Children Deutschland e.V.
| Berlin, Deutschland

Als stellvertretende Projektleitung übernehmen Sie zeitweise die Verantwortung für: das operative Aufsetzen neuer Projekte sowie die Steuerung des Projekts, das Berichtswesen und die Einhaltung der Geberrichtlinien, die Partnerpflege und den Auf- und Ausbau von relevanten Netzwerken im Rahmen des Projekts, die Budgetverwaltung und das Monitoring des Projektbudgets in Zusammenarbeit mit dem Finanzteam, die fachliche und disziplinarische Führung von Mitarbeiter*innen des Projekts sowie Zusammenarbeit mit externen Mitarbeiter*innen, das Wissensmanagement sowie die projektbezogene Öffentlichkeitsarbeit.

4. Dezember 2025

Verwaltungsfachkraft (m/w/x)

Deutsche UNESCO-Kommission / Freiwilligendienst kulturweit
| Berlin, Deutschland

Sie leiten die Verwaltungsprozesse der Abteilung, leiten ein vierköpfiges Verwaltungsteam, steuern die administrative Umsetzung drei parallellaufender Projekte und sind verantwortlich für das Controlling. In enger Abstimmung mit der Verwaltungsleitung der Deutschen UNESCO-Kommission überwachen Sie den Mittelabfluss. In enger Abstimmung mit der Abteilung „Zentrale Dienste" koordinieren und steuern Sie die Personalprozesse der Abteilung, entwerfen Konzepte für die Personalentwicklung und begleiten das Recruiting der Abteilung, die einen besonderen Fokus auf Diversität setzt.

1. Dezember 2025

Referent*in für Recht und Gremienbetreuung (m/w/d)

Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V. (PIK)
| Potsdam

Prüfen und Erstellen von Verträgen in diversen Rechtsgebieten (deutsche und internationale Verträge). Beratung des Vorstands, der Verwaltung und anderer interner Bereiche in juristischen und rechtsnahen Belangen. Erstellen von internen Gutachten/Stellungnahmen zu unterschiedlichen rechtlichen Fragestellungen (Vergabe-, Zuwendungs-, Urheber-, Arbeits-, Datenschutz-, Besonderes Schuldrecht etc.). Entwicklung von Strategien und Weiterentwicklung von internen Prozessen in Zusammenarbeit mit den verschiedenen Interessengruppen und Nutzern. Organisatorische und inhaltliche Betreuung der Sitzungen des Kuratoriums (einschließlich der Erstellung der relevanten Unterlagen und Protokollführung) und anderer Gremien oder Interessenvertretungen.

13. November 2025

Qualitätsmanagementbeauftragte:r (m/w/d)

WIB - Weißenseer Integrationsbetriebe GmbH (gemeinnützig)
| Berlin

Sie organisieren das unternehmensweite Qualitätsmanagementsystem auf Basis der DIN EN ISO 9001:2015 und AZAV. Sie beraten die Unternehmensleitung. Sie begleiten interne Gremien zu Fragen des Qualitätsmanagements und der Prozesssteuerung. Sie entwickeln und verändern QM-Strukturen im Sinne eines prozessorientierten Qualitätsmanagementsystems. Sie organisieren die internen Qualitätsaudits, verfassen die Qualitätsberichte und leiten die Qualitätszirkel der einzelnen Bereiche. Sie verantworten die Durchführung von Managementbewertungen und die QM-Berichterstattung an die oberste Leitung. Sie begleiten die externen Rezertifizierungs- und Überwachungsaudits durch unsere Prüforganisationen.

13. November 2025

Kaufmännischer Mitarbeiter (m/w/d) - Bereich Finanz- und Personalbuchhaltung

WIB – Weißenseer Integrationsbetriebe GmbH (gemeinnützig)
| Berlin

Zuwendungsabrechnung inkl. Überwachung der Termine. Beantragung von Zuschüssen und Fördermaßnahmen. Aufgaben im Bereich der Mietenbuchhaltung. Klärung und Abstimmung von Lohnkonten. Weiterhin unterstützen Sie bei: Vorgängen in der Finanzbuchhaltung (kreditorisch und debitorisch), Lohn- und Gehaltsabrechnungen (mit Personio Payroll), Korrespondenzen mit den Sozialversicherungsträgern, Ämtern und weiteren externen Partnern. Jahresabschlussarbeiten, ggf. Personalthemen im Tagesgeschäft.

11. November 2025

Teamleitung Finanzen

Campact e.V.
| Remote

Als Teamleiter*in Finanzen gestaltest Du die strategische Finanzplanung bei Campact e.V. und entwickelst unser Controlling zielgerichtet weiter. Du bist Sparringspartner*in für unseren geschäftsführenden Vorstand und findest Lösungen, wie wir unsere Finanzplanung effizient und wirkungsvoll gestalten – im Sinne unserer Spender*innen und politischen Ziele. Du gestaltest die Finanzplanung aktiv mit: Gemeinsam mit dem geschäftsführenden Vorstand übernimmst Du die Haushaltsplanung, steuerst Rücklagen und entwickelst die smarte Anlage liquider Mittel – immer im Sinne unserer politischen Ziele und rechtlichen Rahmenbedingungen. Du führst und entwickelst ein engagiertes Team: Vier Buchhalterinnen freuen sich auf Deine empathische Führung und fachliches Sparring.

10. November 2025

Personalsachbearbeiter (m/w/d) / HR Generalist (m/w/d)

WIB - Weißenseer Integrationsbetriebe GmbH (gemeinnützig)
| Berlin

Zuwendungsabrechnung inkl. Überwachung der Termine, Beantragung von Zuschüssen und Fördermaßnahmen, Aufgaben im Bereich der Mietenbuchhaltung, Klärung und Abstimmung von Lohnkonten. Weiterhin unterstützen Sie bei Vorgängen in der Finanzbuchhaltung (kreditorisch und debitorisch), Lohn- und Gehaltsabrechnungen (mit Personio Payroll), Korrespondenzen mit den Sozialversicherungsträgern, Ämtern und weiteren externen Partnern, Jahresabschlussarbeiten, ggf. Personalthemen im Tagesgeschäft.

3. Dezember 2025

Stepstone

Application Manager*in (w/m/d) (Jira, Atlassian)

Zukunft - Umwelt - Gesellschaft (ZUG) gGmbH
| Berlin

Sie sind erste Ansprechperson für Anwenderinnen und Anwender bei der Nutzung und Umsetzung von Applikationen, neuen Features, Workflows oder Plugins. Die Konzeption, Integration und Weiterentwicklung vielfältiger Applikationen – von etablierten Systemen bis hin zu modernen Technologien – gehört zu Ihren Aufgaben. Dabei planen und setzen Sie neue Funktionen um sowie Optimierungen bestehender Anwendungen. Sie übernehmen die Administration und Konfiguration vorhandener Produkte.

28. November 2025

Stepstone

Administrative Assistant Geschäftsführung (m/w/d) oder Assistenz der Geschäftsführung...

adelphi consult GmbH
| Berlin

Professionelle Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft. Organisation und Koordination von Terminen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, inkl. Protokollführung. Pflege von zentralen Dokumenten und Datenbanken. Unterstützung bei administrativen Prozessen und interner Kommunikation. Bearbeitung von Korrespondenz auf Deutsch und Englisch.

14. November 2025

Stepstone

Studentischer Mitarbeiter (m/w/d) Personalmanagement

WWF Deutschland
| Berlin

Bearbeitung allgemeiner administrativer Aufgaben im Personalwesen. Unterstützung des Personalmanagement-Teams in der täglichen operativen Personalarbeit. Ansprechpartner:in unserer (stud.) Mitarbeiter:innen im WWF Deutschland für unterschiedliche Fragen im Personalbereich. Vorbereitende Gehaltsbearbeitung für stud. Mitarbeiter:innen und MiniJobber (Stundenzettel, Zeitkonten, etc.). Vorbereitung von und Recherche für Audits. Mitwirkung bei der Datenbankpflege sowie Erstellung von Intranet-Posts.

13. November 2025

Stepstone

Projektassistenz (m/w/d)

wpd infrastruktur GmbH
| Potsdam

Du unterstützt unsere Bau- und Elektroingenieur:innen bei der Errichtung der Infrastruktur für unsere Wind- und Solarparkprojekte in Deutschland. Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere: Unterstützung der Projektleitungen und enger Austausch innerhalb des Projektteams, Terminverwaltung sowie Dokumenten- und Vertragsmanagement, Antragstellung zur Bauvorbereitung und -durchführung, Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen wie Präsentationen, Tabellen und Berichten, Gestaltung und Weiterentwicklung der Prozesse bei der Abwicklung von Projekten, Organisation von internen und externen Veranstaltungen.

11. November 2025

Stepstone

Mitarbeiter:in Officemanagement (m/w/d)

WWF Deutschland
| Berlin

Unterstützung der BL in allen Office Management Fragen. Front und Back Office. Betreuung von Gästen, Lieferanten etc. Unterstützende und Planung und Koordinierung der internen Transport-, Umzugs- und Umbaumaßnahmen zusammen mit BL oder Projektleitung. Gewährleistung der Unterstützung eines Umzugs des Büros an einen neuen Standort in Bln. Eigenständige selbstorganisierte Führung von beauftragten Umzugspersonal. Entgegennahme und sofern inhaltlich möglich Beantwortung bzw. Weiterleitung von Anfragen.