Office Management Jobs

11. Dezember 2025

Assistenz für den Bereich Personalentwicklung (d/w/m)

Save the Children Deutschland e.V.
| Berlin, Deutschland

Im Bereich Unterstützung der Abteilungsleitung Human Resources: Terminkoordination und Vor- und Nachbereitung von Meetings, Assistenz der Personalleitung im Tagesgeschäft. Im Bereich Fort- und Weiterbildung: Teilnehmenden- und Fortbildungs-Management, Verwaltung des E-Mail-Postfachs Weiterbildung, Dokumentation aller Fortbildungen. Übernahme von Recherchen und Erstellen von Präsentationen, Vorlagen und Auswertungen. Unterstützung bei der Gestaltung aller Handlungsfelder der Personalentwicklung und bei der Weiterentwicklung von Maßnahmen und Instrumenten. Unterstützung bei der Erarbeitung von Trainingsangeboten. Mitgestaltung bei der Entwicklung und Einführung von innovativen Lernformen, insbesondere von digitalen Formaten.

11. Dezember 2025

Bürokoordination (m/w/d)

Tafel Deutschland e.V.
| Berlin

Als Bürokoordination bist du die erste Ansprechperson in unserer Geschäftsstelle, und sorgst mit deinem Organisationstalent für einen reibungslosen Ablauf. Verantwortlich für das Zentraltelefon und den zentralen E-Mail-Account. Erste Ansprechperson für Mitglieder, Tafel-Interessierte, Tafel-Kund:innen, Förderer, Spender:innen, Pressevertreter:innen etc. Terminplanung/-verwaltung, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen. Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost. Unterstützende Buchhaltung, z.B. Führung der Rechnungseingangsbücher. Bestellung und Verwaltung von sämtlichen Materialien, Zugängen und Inventar.

5. Dezember 2025

Projektleitung für die Fachbereiche der Deutschen Programme (d/w/m)

Save the Children Deutschland e.V.
| Berlin, Deutschland

Als stellvertretende Projektleitung übernehmen Sie zeitweise die Verantwortung für: das operative Aufsetzen neuer Projekte sowie die Steuerung des Projekts, das Berichtswesen und die Einhaltung der Geberrichtlinien, die Partnerpflege und den Auf- und Ausbau von relevanten Netzwerken im Rahmen des Projekts, die Budgetverwaltung und das Monitoring des Projektbudgets in Zusammenarbeit mit dem Finanzteam, die fachliche und disziplinarische Führung von Mitarbeiter*innen des Projekts sowie Zusammenarbeit mit externen Mitarbeiter*innen, das Wissensmanagement sowie die projektbezogene Öffentlichkeitsarbeit.

5. Dezember 2025

Leitung des Bereichs "Beratung, Therapie und Prävention" im Kinderschutzbund Köln

Der Kinderschutzbund OV Köln
| Köln

Sie leiten eigenverantwortlich unseren Bereich „Beratung, Therapie und Prävention". Er ist die zentrale fachliche Einrichtung des Kinderschutz-Zentrums Köln, u.a. mit der Familienberatungsstelle. Sie führen das multiprofessionelle Team und sichern die Qualität unserer Angebote. Als fachliche Vertretung des Kinderschutzbundes Köln arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung zusammen, entwickeln das Kinderschutz-Zentrum weiter und vertreten unsere Anliegen nach außen – für eine wirksame Kinderschutzarbeit in unserer Stadt.

4. Dezember 2025

Verwaltungsfachkraft (m/w/x)

Deutsche UNESCO-Kommission / Freiwilligendienst kulturweit
| Berlin, Deutschland

Sie leiten die Verwaltungsprozesse der Abteilung, leiten ein vierköpfiges Verwaltungsteam, steuern die administrative Umsetzung drei parallellaufender Projekte und sind verantwortlich für das Controlling. In enger Abstimmung mit der Verwaltungsleitung der Deutschen UNESCO-Kommission überwachen Sie den Mittelabfluss. In enger Abstimmung mit der Abteilung „Zentrale Dienste" koordinieren und steuern Sie die Personalprozesse der Abteilung, entwerfen Konzepte für die Personalentwicklung und begleiten das Recruiting der Abteilung, die einen besonderen Fokus auf Diversität setzt.

3. Dezember 2025

Länderreferent Asien (w/m/d)

Kindermissionswerk ,Die Sternsinger' e.V.
| Aachen

Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit sind die Prüfung und Bearbeitung von Projektanträgen aus dem südasiatischen Raum (Schwerpunkt Indien). Dazu klären Sie im Dialog mit den Partnern Rückfragen zum Antrag und stimmen eingereichte Kosten- und Finanzierungspläne ab. Sie erarbeiten die Vorlage für die Entscheidungsgremien und kommunizieren deren Beschluss an die Partner. Sie übernehmen die Begleitung und das Monitoring von bewilligten Projekten und laufenden Projektpartnerschaften. Bei Bedarf initiieren Sie Evaluierungen zur weiteren Qualifizierung von Partnerprojekten und veranlassen in Abstimmung mit den Referent(inn)en für finanzielle Zusammenarbeit extern durchgeführte Audits.

3. Dezember 2025

Referent Compliance für den Bereich Ausland (w/m/d)

Kindermissionswerk ,Die Sternsinger' e.V.
| Aachen

Fokus Ihrer Tätigkeit ist das Fallmanagement bei Korruptionsverdachts- und Compliancefällen mit dem Ziel der rechtssicheren Klärung. Von der Bewertung eines Verdachtsfalls über die Erarbeitung von Handlungsempfehlungen für den Vorstand bis zu deren Umsetzung übernehmen Sie in Abstimmung mit der Bereichsleitung die Steuerung des Fallmanagements. Dabei stehen Sie in engem, kommunikativem Austausch mit dem Vorstand, Kolleginnen und Kollegen des Bereiches Ausland und der Spenderkommunikation sowie mit Wirtschaftsprüfungsgesellschaften vor Ort.

1. Dezember 2025

Referent*in für Recht und Gremienbetreuung (m/w/d)

Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V. (PIK)
| Potsdam

Prüfen und Erstellen von Verträgen in diversen Rechtsgebieten (deutsche und internationale Verträge). Beratung des Vorstands, der Verwaltung und anderer interner Bereiche in juristischen und rechtsnahen Belangen. Erstellen von internen Gutachten/Stellungnahmen zu unterschiedlichen rechtlichen Fragestellungen (Vergabe-, Zuwendungs-, Urheber-, Arbeits-, Datenschutz-, Besonderes Schuldrecht etc.). Entwicklung von Strategien und Weiterentwicklung von internen Prozessen in Zusammenarbeit mit den verschiedenen Interessengruppen und Nutzern. Organisatorische und inhaltliche Betreuung der Sitzungen des Kuratoriums (einschließlich der Erstellung der relevanten Unterlagen und Protokollführung) und anderer Gremien oder Interessenvertretungen.

24. November 2025

Desk Manager*in Internationale Projektfinanzen (m/w/d)

arche nova – Initiative für Menschen in Not e.V.
| Dresden

Als Desk Manager*in Internationale Projektfinanzen sind Sie verantwortlich für die finanzielle Begleitung und Steuerung aller zugeordneten internationalen Projekte. Sie stellen sicher, dass relevante Gebervorgaben eingehalten werden, unterstützen interne und externe Partner bei finanziellen Fragestellungen und gewährleisten eine korrekte Buchführung sowie Budgetkontrolle. Die Position erfordert enge Zusammenarbeit mit den korrespondierenden Stellen, Abteilungen, Länderbüros und Partnerorganisationen sowie eine strategische Finanzplanung und -überwachung über den gesamten Projektzyklus hinweg.

21. November 2025

Executive Secretary – Finance & Administration and Deputy General Secretary (all gender)

Vereinte Evangelische Mission
| Wuppertal

Die Tätigkeit des Jobs umfasst die Entwicklung und Umsetzung von Strategien zur Diversifizierung der finanziellen Sicherheit der UEM, strategische Führung der Abteilungen Buchhaltung, Kommunikation & Fundraising, IT & Services, HR und Immobilien, Mitverantwortung für das effektive Management der operativen und administrativen Bereiche der Organisation, Sicherstellung der Einhaltung von Standards für Finanzmanagement und Risikomanagement, Überwachung der organisatorischen Leistung der UEM und Berichterstattung an Managementteam, Rat und andere Ausschüsse, Identifizierung von Möglichkeiten für neue institutionelle Netzwerke und Finanzierungsströme sowie Vertretung der UEM auf nationaler und internationaler Ebene.

20. November 2025

Co-Leitung der Engagement-Agentur LUnited (m/w/d)

Marketing-Verein Ludwigshafen e.V.
| Ludwigshafen am Rhein

Gemeinsam mit deinem Kollegen bildest du eine Doppelspitze in der Leitung der Engagement-Agentur LUnited. Dein Fokus liegt dabei auf der Konzeption von Unterstützungsangeboten für Vereine und Initiativen aus Ludwigshafen sowie deren organisatorische und finanzielle Abwicklung. Konkret heißt das: Konzeption und Durchführung von bedarfsgerechten Bildungs- und Vernetzungsangeboten, wie Vereinsforen, Workshops und Webinaren, Beratung und Vernetzung von Vereinen und weiteren gemeinnützigen Akteuren, z.B. zu Fragen der Finanzierung, Kooperationsmöglichkeiten oder der Organisationsentwicklung, Abwicklung von Fördermitteln und Controlling, Planung und Umsetzung von Kommunikationsaktivitäten.

9. Dezember 2025

Stepstone

Assistenz Key Account Management

Alnatura Produktions- und Handels GmbH
| Darmstadt

Unterstützen Sie die Kundenentwickler*innen (Key Account Manager) in der Zusammenarbeit mit unseren Handelspartnern im Einzelhandel in Bezug auf unser Frische- und Tiefkühlsortiment. Erledigen Sie selbstständig alle administrativen Tätigkeiten, erstellen Sie betriebswirtschaftliche Analysen und werten Sie Kennzahlen aus. Arbeiten Sie eng vernetzt mit diversen internen Bereichen wie z.B. Produktmanagement und Logistik zusammen. Sie stehen in ständigem Kontakt und intensivem Austausch mit unseren Handelspartnern, bereiten Gespräche vor und erstellen Präsentationen.

9. Dezember 2025

Stepstone

Wissenschaftliche Projektmitarbeiterin / Wissenschaftlicher Projektmitarbeiter (m/w/d) im...

Kreis Bergstraße
| Heppenheim

Sie verantworten die konzeptionelle Fortschreibung und Verankerung des Bildungsmonitorings in den Verwaltungsstrukturen des Landkreises. Sie entwickeln die Nutzung des Kommunalatlas strategisch weiter. Sie führen die systematische Erhebung, Erschließung und Auswertung von passenden Datenquellen für das Bildungsmonitoring und die Etablierung einer sozialräumlich differenzierten Datenbasis durch. Sie wirken mit bei der Umsetzung eines Handlungskonzepts unter Einbindung verschiedener Schlüsselakteure mit dem Ziel, ein thematisches Bildungsmonitoring einzuführen.

9. Dezember 2025

Stepstone

Sales Support (gn) External Sales B2B

LichtBlick SE
| Hamburg

Du bereitest Lead-Daten auf, prüfst und liest sie ins System ein und erstellst komplexe Bündelstrukturen und schaffst damit einen reibungsloser Start für alle weiteren Prozesse. Bonitätsprüfungen und die Einschätzung von Zahlungsausfallrisiken nach aktueller Marktsituation meisterst du routiniert und fundiert. Das Beantragen, Pflegen und Prüfen von Warenkreditversicherungen gehört ebenso zu deinen Aufgaben wie die Verwaltung der Absicherung für optimale Sicherheit.

13. November 2025

Qualitätsmanagementbeauftragte:r (m/w/d)

WIB - Weißenseer Integrationsbetriebe GmbH (gemeinnützig)
| Berlin

Sie organisieren das unternehmensweite Qualitätsmanagementsystem auf Basis der DIN EN ISO 9001:2015 und AZAV. Sie beraten die Unternehmensleitung. Sie begleiten interne Gremien zu Fragen des Qualitätsmanagements und der Prozesssteuerung. Sie entwickeln und verändern QM-Strukturen im Sinne eines prozessorientierten Qualitätsmanagementsystems. Sie organisieren die internen Qualitätsaudits, verfassen die Qualitätsberichte und leiten die Qualitätszirkel der einzelnen Bereiche. Sie verantworten die Durchführung von Managementbewertungen und die QM-Berichterstattung an die oberste Leitung. Sie begleiten die externen Rezertifizierungs- und Überwachungsaudits durch unsere Prüforganisationen.

13. November 2025

Stiftungsmanager (m/w/d)

Deutsches Stiftungszentrum GmbH
| Essen

Selbstständige und umfassende Betreuung gemeinnütziger Stiftungen. Schwerpunkt der Tätigkeit, neben den administrativen Aufgaben der Stiftungsbetreuung, insbesondere persönlicher Kontakt zu Stiftungen sowie Begleitung von Stiftungsprojekten. Vertretung des Treuhänders in Gremien treuhänderisch verwalteter Stiftungen und selbstständiger Stiftungen. Beratung von Gremien und Stifterinnen und Stiftern bei Stiftungen in der Betreuung des Stiftungszentrums sowie im Rahmen von Beratungsmandaten zu programmatischen, strategischen und konzeptionellen Fragen.

13. November 2025

Kaufmännischer Mitarbeiter (m/w/d) - Bereich Finanz- und Personalbuchhaltung

WIB – Weißenseer Integrationsbetriebe GmbH (gemeinnützig)
| Berlin

Zuwendungsabrechnung inkl. Überwachung der Termine. Beantragung von Zuschüssen und Fördermaßnahmen. Aufgaben im Bereich der Mietenbuchhaltung. Klärung und Abstimmung von Lohnkonten. Weiterhin unterstützen Sie bei: Vorgängen in der Finanzbuchhaltung (kreditorisch und debitorisch), Lohn- und Gehaltsabrechnungen (mit Personio Payroll), Korrespondenzen mit den Sozialversicherungsträgern, Ämtern und weiteren externen Partnern. Jahresabschlussarbeiten, ggf. Personalthemen im Tagesgeschäft.

12. November 2025

Commercial Manager (m/w/d) in Renewable Energies

Encavis
| Halle (Saale)

Als Commercial Manager (m/w/d) bist du Teil des Asset-Management-Teams, das für die Verwaltung der wirtschaftlichen, kommerziellen und technischen Aspekte von Photovoltaik- und/oder Windprojekten verantwortlich ist. Du kümmerst dich um die Überwachung der Einnahmen und Ausgaben von Photovoltaik und/oder Windprojekten. Dabei erstellst und pflegst du die Liquiditäts- und Budgetplanung, einschließlich der Kostenkontrolle. Du überwachst den regelkonformen und rechtssicheren Betrieb der Anlagen. Du bist verantwortlich für die regelmäßige Berichterstattung an Investoren, Eigentümer und Banken.

11. November 2025

Teamleitung Finanzen

Campact e.V.
| Remote

Als Teamleiter*in Finanzen gestaltest Du die strategische Finanzplanung bei Campact e.V. und entwickelst unser Controlling zielgerichtet weiter. Du bist Sparringspartner*in für unseren geschäftsführenden Vorstand und findest Lösungen, wie wir unsere Finanzplanung effizient und wirkungsvoll gestalten – im Sinne unserer Spender*innen und politischen Ziele. Du gestaltest die Finanzplanung aktiv mit: Gemeinsam mit dem geschäftsführenden Vorstand übernimmst Du die Haushaltsplanung, steuerst Rücklagen und entwickelst die smarte Anlage liquider Mittel – immer im Sinne unserer politischen Ziele und rechtlichen Rahmenbedingungen. Du führst und entwickelst ein engagiertes Team: Vier Buchhalterinnen freuen sich auf Deine empathische Führung und fachliches Sparring.

10. November 2025

Personalsachbearbeiter (m/w/d) / HR Generalist (m/w/d)

WIB - Weißenseer Integrationsbetriebe GmbH (gemeinnützig)
| Berlin

Zuwendungsabrechnung inkl. Überwachung der Termine, Beantragung von Zuschüssen und Fördermaßnahmen, Aufgaben im Bereich der Mietenbuchhaltung, Klärung und Abstimmung von Lohnkonten. Weiterhin unterstützen Sie bei Vorgängen in der Finanzbuchhaltung (kreditorisch und debitorisch), Lohn- und Gehaltsabrechnungen (mit Personio Payroll), Korrespondenzen mit den Sozialversicherungsträgern, Ämtern und weiteren externen Partnern, Jahresabschlussarbeiten, ggf. Personalthemen im Tagesgeschäft.