Entwicklungshilfe Organisationen

Im Rahmen des Volontariats lernen Sie die Arbeit einer entwicklungspolitischen Nichtregierungsorganisation (NRO) intensiv kennen und unterstützen unsere Kampagnenarbeit zu Unternehmensverantwortung und menschenrechtlichen Sorgfaltspflichten mit dem Schwerpunkt Agrarlieferketten im Rahmen des Projekts „Rebooting the food system". Sie arbeiten in der Kampagnenarbeit der CIR mit den Schwerpunkten Menschenrechte in agrarischen Lieferketten sowie nachhaltige Ernährungs- und Agrarsysteme mit. Dazu gehört: Entwicklung und Erstellung von kreativen Kampagnen- und Aktionsmaterialien, Konzeption und Durchführung von Veranstaltungen und Online-/Hybrid-Formaten, Verfassen von Texten für Webseiten und Informationsmaterialien, Recherche und Unterstützung bei der Erstellung von Studien.

Zu Ihren Hauptaufgaben gehören: Unterstützen des Geschäftsführenden Vorstands und des Präsidiums in der Kommunikation mit dem Team und allen organisatorischen und administrativen, sowie einigen technischen Belangen. Interne und externe Terminkoordination. Organisation von Sitzungen und Treffen und Erstellen von Protokollen. Office- und Reisemanagement. Unterstützen bei der Kommunikation mit Externen, Sicherstellung des internen Kommunikationsflusses. Nachhalten von Verabredungen und Projektmanagement für interne Vorgänge. Informationsrecherche.

Gemeinsam mit dem Geschäftsführer mit Schwerpunkt Politik und internationale Zusammenarbeit führen Sie gesamtverantwortlich die Vereinsgeschäfte im Auftrag des ehrenamtlich arbeitenden Vorstands und sichern die inhaltliche und strategische Weiterentwicklung der Organisation. Insbesondere kümmern Sie sich um die Organisationsentwicklung und das institutionelle Fundraising. Sie führen wertschätzend und motivierend und verfolgen die Vereinsziele in partizipativer und kooperativer Zusammenarbeit mit einem hochmotivierten Team. Mit kommunikativer Stärke und hoher Sozial- und Moderationskompetenz vertreten Sie den Verein nach innen und außen. Neben der Organisationsentwicklung sind Sie für die Steuerung der Teilteams Öffentlichkeitsarbeit/Fundraising und Verwaltung/Finanzen zuständig.

Die fachliche und administrative Leitung des Projekts (inklusive Monitoring von Aktivitäten und Meilensteinen), disziplinarische Führung des vierköpfigen Projektteams & Teamentwicklung, Budgetverantwortung & Compliance Monitoring (in Zusammenarbeit mit dem Team Projektfinanzen), Qualitätskontrolle und Berichterstattung sowie Kommunikation mit Kooperationspartnern und Gebern, Organisation, Konzeption und Dokumentation von Netzwerkveranstaltungen sowie einer Fachtagung im Rahmen des Projekts, Unterstützung der Beratung politischer Entscheidungsträger*innen, projektbezogene Öffentlichkeitsarbeit, Bereitstellung fachlicher Expertise für das Team von Save the Children Deutschland im Bereich Mentale Gesundheit und Unterstützung der Weiterentwicklung der Strategie in diesem thematischen Feld.

Mitarbeit an der Entwicklung von Konzepten zur frühkindlichen Förderung von Lesekompetenz durch die Schaffung einer lesefördernden Umgebung in Kitas, zur Förderung von Vorläuferkompetenzen sowie für ein Peer-Learning-Angebot am Übergang von der Kita zur Grundschule in enger Zusammenarbeit mit der Projektleitung. Erarbeitung von Materialien als Grundlage der Projektumsetzung durch Erzieher*innen und andere pädagogische Mitarbeitende vor Ort. Inhaltliche Vor- und Nachbereitung und Durchführung von Steuergruppentreffen mit Trägern, Evaluator*innen und Fachexpert*innen. Begleitung der externen Projektevaluation bei der Planung und Durchführung der Erhebungen vor Ort inklusive Sicherstellung der Einhaltung von Vorgaben zum Kinderschutz.

Projektmanagement für die verschiedenen in der Abteilung angesiedelten Projekte. Vorbereitung und Mitwirkung an Vergabeverfahren. Betreuung von Ausschreibungen und von Werkvertragsnehmenden in Vertragsangelegenheiten. Organisatorische Betreuung von Personalauswahlverfahren. Organisation von online und offline-Veranstaltungen inner- und außerhalb Deutschlands. Koordination administrativer Abläufe in der Abteilung, darunter Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen sowie Mittelbewirtschaftung (Controlling, Berichtslegung). Korrespondenz und Kommunikation mit Partnern aus verschiedenen Netzwerken in Wissenschaft und Zivilgesellschaft in Deutsch und Englisch. Beantwortung von Anfragen. Redaktionelle Betreuung der Projektprodukte.

Basierend auf den Förderrichtlinien von Orienthelfer e.V. entwickeln Sie neue Projektideen mit lokalen Implementierungspartnern. Sie beraten den Implementierungspartner bei der Erstellung eines nachhaltigen Projektantrags. Gemeinsam mit unserem Finanzteam unterstützen Sie den Implementierungspartner bei der Ersterstellung des Projektbudgets. Sie erarbeiten gemeinsam mit dem Implementierungspartner messbare Wirkungsziele und -indikatoren und verfolgen deren Umsetzung im Rahmen des Projektmonitorings nach. Sie stellen die Einhaltung interner und externer Richtlinien und Vorgaben innerhalb der Projektumsetzung sicher. Sie sind verantwortlich für die vertragliche und fristgerechte Mittelverwendung innerhalb der Projekte. Sie sind zuständig für die inhaltliche, organisatorische and finanzielle Steuerung mehrerer Projekte gleichzeitig.

Konzeption und Weiterentwicklung von spielerischen Angeboten zur Kompetenzförderung von Grundschulkindern im Ganztag. Konzeption und Durchführung von Angeboten der Elternarbeit im Ganztag. Inhaltliche Erarbeitung von Informations- und Kommunikationsmaterialien sowie Handreichungen. Zusammenarbeit mit externen Dienstleister*innen und Honorarkräften. Begleitung und Beratung von Honorarkräften bei der Umsetzung von Maßnahmen wie Sozialraumanalysen, Gestaltung und Verankerung von Angeboten. Konzeption, Organisation und Umsetzung von verschiedenen Austausch-, Beratungs- und Vernetzungsformaten.

Durch Ihre Tätigkeiten unterstützen Sie die Geschäftsleitung bei verschiedenen Aufgaben. Diese Aufgaben umfassen organisatorische, verwaltende und kommunikative Tätigkeiten, wie z.B. Führung der Tagesgeschäfte/Büroarbeiten (innen/außen Kommunikation; Korrespondenzen), Pflege der Datenbank (VEWA) und vorbereitende Buchhaltung, Betreuung von Interessenten, Spendern und Ehrenamtlichen, Erstellen und Versand von Spendenbescheinigungen/Dankbriefen, Schreiben verschiedener Texte (Briefe, Informationsblätter, Mailings), Websitepflege und Newsletter (Bildbearbeitung, Wordpress, Mailchimp), Erstellung von Förderanträgen, Powerpoint-Präsentationen, Projektmanagement.

Vorbereitende Finanzbuchhaltung, als Schnittstelle für unseren Steuerberater. Rechnungsvorerfassung in DATEV Unternehmen Online (DUO). Prüfung der Bankumsätze und Zuordnung elektronischer Belege. Abstimmung der monatlichen Kreditkartenabrechnungen. Sicherstellung, dass Rechnungen fristgerecht, spätestens zum Periodenabschluss dem Steuerberater zum Buchen bereitgestellt werden. Inventur/Inventarpflege. Interne Rechnungsstellung. Prüfung und Buchen von Reisekostenabrechnungen und Kreditkartenabrechnungen.

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in strategischen und operativen Finanzfragen. Analyse und Nachverfolgung von Projektkosten sowie Unterstützung bei der finanziellen Projektsteuerung. Prüfung, Aufbereitung und Kommentierung von Finanz- und Jahresberichten der regionalen Einheiten. Mitarbeit an der Entwicklung und Pflege von Businessplänen und Finanzmodellen. Weiterentwicklung interner Controlling-, Budget- und Reportingstrukturen. Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Analysen. Perspektivisch: Aufbau eines systematischen Fördermittelmanagements und zuwendungsbezogenen Reportings.

Die regelmäßigen Aufgaben umfassen insbesondere: Professionelle Verwaltung und Betreuung der Mitglieder- und Spender*innendatenbank: Bearbeitung von Anträgen (z.B. Neuaufnahmen, Kündigungen, Änderungen) und Stammdatenpflege. Kommunikation mit Mitgliedern und Spender*innen per E-Mail, Telefon und Post. Überwachung der Beitragszahlungen, Kontrolle und Erfassung aller Spendenbelege. Buchung der Mitgliedsbeiträge und regelmäßige Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung. Mitwirkung bei der Analyse und Optimierung der Prozesse. Mithilfe beim Jahresabschluss im Rahmen der Mitgliederverwaltung.

Buchhaltung: Sie wirken aktiv bei der ordnungsgemäßen Durchführung der monatlichen Buchhaltungsaktivitäten mit. Dies umfasst unter anderem die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, die Überprüfung von Belegen und Rechnungen sowie die Kontrolle der Konten. In Vertretungsfällen übernehmen Sie die Aufgaben der Buchhaltung eigenständig. Finanzstrategie entwickeln: Sie bringen sich in die Entwicklung und Umsetzung einer langfristigen Finanzstrategie für die Hilfsorganisation ein.

Key Account Management – Pflege und Ausbau von bestehenden Unternehmenskontakten bei HFHD. Akquise von neuen Partnerschaften im Unternehmensbereich durch Recherche und aktive Ansprache. Persönliche Akquisetermine und Reisetätigkeit im In- und vereinzelt auch im Ausland. Teilnahme an Netzwerkveranstaltungen und Events. Vorbereitung von Präsentationen für interne und externe Meetings. Aufbereitung von Projektinformationen und Berichten für Unternehmenspartner.