Finanzen

Sie übernehmen verantwortungsvoll allgemeine Verwaltungsaufgaben, wie die Prüfung von Stundenzetteln, die Bearbeitung von Rechnungen sowie die Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Dabei arbeiten Sie eng mit unserer Finanzbuchhaltung zusammen. Sie fertigen relevante Dokumente für unsere Personalverwaltung an und unterstützen bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und Vertragsanpassungen. Sie koordinieren unsere Schulbegleiter und Schulbegleiterinnen und organisieren Vertretungen bei Ausfällen. Sie übernehmen Einkäufe und Bestellungen, führen unsere Bürokasse und buchen Einnahmen und Ausgaben für einen reibungslosen Monatsabschluss.

Allgemeine Assistenztätigkeiten, Bearbeitung DZI-Anträge, Terminkoordination, Kommunikation und Korrespondenz mit Banken, Behörden und Mitgliedern, Koordinierende Aufgaben mit Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern, Koordinierung von Dienstreisen, Sitzungsmanagement, Zusammenarbeit mit der Assistenz des Generalsekretärs. Bei der VEM zu arbeiten bedeutet, sich mit Engagement, Kompetenz, Effizienz und Überzeugung für eine sinnstiftende Aufgabe einzusetzen. In einer zerrissenen Welt wachsen wir zu einer betenden, lernenden und dienenden Gemeinschaft von Kirchen zusammen.

Allgemeine Assistenztätigkeiten, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Verwaltung von Bildungsprogrammen, Terminplanung und -koordination, Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern und unseren Regionalbüros in Asien und Afrika, Budgetüberwachung, Planung, Organisation und Mitwirkung bei nationalen und internationalen Tagungen und Veranstaltungen, Betreuung nationaler und internationaler Gäste, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung und Berichterstattung (deutsch/englisch).

Eigenständige und zuverlässige Büroorganisation sowie Unterstützung der Abteilungsleitung in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten, Übernahme von abteilungsübergreifenden Tätigkeiten: selbstständiges Bearbeiten der allgemeinen Sekretariatsaufgaben wie Erledigung von Telefon- und E-Mail-Korrespondenz sowie des anfallenden Schriftwechsels, Konferenzraumverwaltung, Empfang von Gästen, Unterstützung bei Ad-hoc-Anfragen. Vor- und Nachbereitungen von Besprechungen und Meetings, Aufbereitung von Unterlagen, Recherchen und Zuarbeiten für die Abteilungsleitung (u.a. Mitwirkung bei Berichten, Organisation von Sitzungen, Abteilungstreffen u.ä.). Reiseorganisation für die Abteilungsleitung und für Gäste. Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.

Sie sind zentraler Knotenpunkt aller administrativer Abläufe und Themen in der Neumayer-Stiftung und verantworten das Backoffice der Stiftung. Sie unterstützen den Projektvorstand bei Terminkoordination, Reisebuchung, Reisekostenabrechnung, Kreditkartenabrechnung sowie weiteren administrativen Tätigkeiten. Sie sind zuständig für die Organisation der Kuratoriumssitzungen und weiterer Sitzungen (Präsenz & digital), unterstützen bei der inhaltlichen Vor- und Nachbereitung, koordinieren die Erstellung der Unterlagen und begleiten und protokollieren die Sitzungen. Sie kümmern sich um das allgemeine Büromanagement inkl. Telefonzentrale, Postbearbeitung, E-Mail-Korrespondenz, Materialbeschaffung, Zusammenarbeit mit Dienstleistern.

Als Geschäftsführer*in tragen Sie gemeinsam mit dem künstlerischen Leiter die Verantwortung für die nachhaltige Weiterentwicklung unserer Programme und der gesamten Organisation sowie für die Repräsentation nach außen. Als Geschäftsführer*in der gemeinsamen Geschäftsleitung behalten Sie den betriebswirtschaftlichen Überblick. Im Tandem mit der künstlerischen Leitung setzen Sie die internationale RED NOSES Strategie im deutschen Kontext um und steuern deren Implementierung. Gemeinsam sorgen Sie für die Weiterentwicklung und den Ausbau der Programme. Auch im Tandem mit der künstlerischen Leitung verantworten Sie das Personalmanagement sowie die Entwicklung und Bindung aller fest angestellten und freiberuflichen Mitarbeiter*innen.

Als Teil des Teams Zivilgesellschaftliche Programme sind Sie verantwortlich für die finanzielle Abwicklung und Kontrolle von Eigen- und Drittmittelgeförderten Projekten. Hierbei arbeiten Sie eng mit Kolleg*innen bei Oxfam Deutschland e.V., den Oxfam-Strukturen auf Länder- und Regionalebene und den lokalen Partnerorganisationen zusammen. Ihre Tätigkeit umfasst im Einzelnen: Finanztechnische Projektbegleitung von der Antragstellung über die Durchführung bis zum Projektabschluss, einschließlich der Rechenschaftslegung gegenüber Drittmittelgebern. Überprüfung bzw. Erstellung von Budgets für Förderanträge für Anträge an Drittmittelgeber (insb. BMZ-Private Träger).

Die Organisation und Weiterentwicklung der Zusammenarbeit im hauptamtlichen Team sowie die Gestaltung effizienter Arbeitsprozesse in der Geschäftsstelle gehören zu Ihren zentralen Aufgaben. Dabei verstehen Sie es, Mitarbeitende zu motivieren, in ihren Kompetenzen zu stärken und eine produktive Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Im Auftrag des Vereins – vertreten durch einen ehrenamtlichen Vorstand – sind Sie für die operative Leitung des Vereins mit ca. 3.500 Fördermitgliedern und einem Jahresbudget von derzeit etwa 1,5 Million Euro zuständig.

Die Organisation und Weiterentwicklung der Zusammenarbeit im hauptamtlichen Team sowie die Gestaltung effizienter Arbeitsprozesse in der Geschäftsstelle gehören zu Ihren zentralen Aufgaben. Dabei verstehen Sie es, Mitarbeitende zu motivieren, in ihren Kompetenzen zu stärken und eine produktive Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Im Auftrag des Vereins – vertreten durch einen ehrenamtlichen Vorstand – sind Sie für die operative Leitung des Vereins mit ca. 3.500 Fördermitgliedern und einem Jahresbudget von derzeit etwa 1,5 Million Euro zuständig.

Beratung und Unterstützung von Mitgliedsvereinen bei der Optimierung ihrer Finanzstrukturen, inkl. Haushaltsplanung, Liquiditätssteuerung und Kostenmanagement. Vorbereitung und fachliche Begleitung von Vertrags- und Finanzierungsgesprächen mit Kommunen, Tierärztekammern und anderen relevanten Stakeholdern. Strategische und operative Beratung bei der Verhandlung und Ausgestaltung von Leistungsentgelten mit öffentlichen Stellen. Analyse und Bewertung kommunaler Förderstrukturen und Mitwirkung an der Erarbeitung von Finanzierungskonzepten. Aufbau und Pflege einer systematischen internen Vernetzung des Beratungsangebotes innerhalb des Dachverbandes.

Entwicklung und Umsetzung von Strategien zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz und des Geschäftserfolges. Definition von Zielen für die jeweiligen Geschäftsbereiche. Steuerung und Koordination aller betrieblichen Abläufe sowie Überwachung und Optimierung in der Zusammenarbeit der einzelnen Bereiche. Führung und Motivation der Teams. Rekrutierung von neuen Mitarbeiter*innen. Erstellung und Überwachung von Budgets. Optimierung von Kostenstrukturen. Auswertung der Gewinn- und Verlustrechnung der Geschäftsbetriebe.

Du bist für die Beantwortung von Kundenanfragen im 2nd Level-Support und im direkten Kontakt mit Kunden per E-Mail oder Telefon zuständig. Auch übernimmst du die Unterstützung bei der Akquisition neuer Zielkunden durch Recherche und Vorbereitungen und arbeitest an der Vorbereitung und Organisation von Outbound-Aktionen mit. Die Verwaltung der Stromlieferverträge für Ladestationen und Bearbeitung von Klärfällen gehört ebenfalls zu deinen Aufgaben.

Support the preparation of the annual CSRD-compliant Sustainability Statement, including data collection, content development, and ensuring external assurance. Ensure compliance with sustainability disclosure requirements and proactively address them to ensure timely, and high-quality results. Coordinate the reporting process and foster internal alignment across governance structures. Continuously improve reporting processes and internal controls to ensure data quality and audit readiness. Collaborate closely with the business units, data owners, technical teams, internal audit and external assurance providers.

Zu Ihren Hauptaufgaben gehören: Unterstützen des Geschäftsführenden Vorstands und des Präsidiums in der Kommunikation mit dem Team und allen organisatorischen und administrativen, sowie einigen technischen Belangen. Interne und externe Terminkoordination. Organisation von Sitzungen und Treffen und Erstellen von Protokollen. Office- und Reisemanagement. Unterstützen bei der Kommunikation mit Externen, Sicherstellung des internen Kommunikationsflusses. Nachhalten von Verabredungen und Projektmanagement für interne Vorgänge. Informationsrecherche.