Finanzen

Gemeinsame Strategieentwicklung mit der Fundraising-Bereichsleitung zur Entwicklung des Bereichs Großspenden. Unser Netzwerk von Großspender*innen pflegen und weiter wachsen lassen. Konzepte für die Pflege existierender Großspender*innen sowie die Gewinnung von neuen entwickeln und umsetzen. Spender*innengespräche und -besuche selber durchführen und solche Gespräche, die der Vorstand führt, planen, vorbereiten und mit umsetzen. Planung und Durchführung von Veranstaltungen (online/offline). Betreuung von Testamentsanfragen.

Selbstständige Buchhaltung des Vereins, Vorbereitung des Jahresabschlusses und Erstellung der Steuererklärung — wir buchen selbst und arbeiten in der Lohnbuchhaltung mit einem externen Dienstleister zusammen. Haushaltsplanung, Liquiditätsplanung und Kostenstellenrechnung je Haus sowie des Verbandes. Zuschusswesen gegenüber Erzbischöflichen Ordinariat München (EOM), Bayerischen Jugendring (BJR), lokalen Kreisjugendringen (KJR) und weiteren Trägern.

Zu Deinen Aufgaben gehören insbesondere: Leitung der Geschäftsstelle und Organisation des inneren Dienstbetriebs, Dienst- und Fachaufsicht für ein multiprofessionelles Team, Gestaltung einer beteiligenden, anerkennenden und klaren Führungskultur, Beratung und regelmäßige Zusammenarbeit mit dem ehrenamtlichen Vorstand, Haushaltsplanung, Mittelbewirtschaftung und Überwachung des Haushaltsvollzugs sowie Netzwerk-, Beratungs- und Vertretungsarbeit gegenüber Gemeinden, Verwaltung und Kommunalpolitik.

Als Leitung Fundraising & Marketing verantworten Sie ein siebenstelliges Jahresbudget und führen ein engagiertes Team von acht Mitarbeitenden. Gemeinsam sorgen Sie dafür, dass ROTE NASEN seinen Auftrag weiter ausbauen und mehr Menschen mit Humor und Lebensfreude erreichen kann. Sie entwickeln und steuern eine agile, multikanalbasierte Fundraising- und Marketingstrategie und stellen einen effizienten und wirkungsorientierten Einsatz von Spendenmitteln sicher.

Du entwickelst und implementierst eine strategische Roadmap für das Nachlass-Fundraising und Großgeber*innen und baust diese Bereiche systematisch aus. Du identifizierst, gewinnst und betreust Großgeber*innen und entwickelst individuelle Förderstrategien. Du baust langfristige, vertrauensvolle Beziehungen auf und pflegst diese kontinuierlich und individuell. Du entwickelst den Bereich Nachlass-Fundraising strukturiert weiter und begleitest potenzielle Erblasser*innen sensibel, diskret und professionell. Du planst und begleitest persönliche Gespräche, Veranstaltungen und Formate, die Beziehungen vertiefen und Vertrauen stärken. Du arbeitest eng mit dem Bereich Marketing zusammen, um zielgruppenorientierte Inhalte, Kampagnen, Materialien und Ansprache Konzepte zu entwickeln. Du nutzt unser CRM-System strategisch für Relationship Management und zur Analyse der Wirksamkeit deiner Maßnahmen.

Du konzipierst und erarbeitest komplexe Projektanträge und Projektbudgets in enger Zusammenarbeit mit internationalen IJM-Partnerbüros sowie gegebenenfalls lokalen Partnerorganisationen. Du betreust bestehende Förderpartnerschaften mit Stiftungen und entwickelst diese strategisch weiter. Du identifizierst neue Förderpotenziale und entwickelst passende Ansätze für Stiftungen und weitere philanthropische Partner/-innen. Du begleitest und steuerst Förderprojekte über den gesamten Projektzyklus hinweg und berücksichtigst dabei die Anforderungen institutioneller und privater Fördermittelgeber. Du erstellst eigenständig Zwischen- und Abschlussberichte einschließlich der Nachweise zur Mittelverwendung. Du betreust und bindest bereits aktive Großspenderinnen und -spender persönlich und individuell. Du identifizierst und gewinnst eigenständig neue Großspenderinnen und -spender.

In der Region Middle East, South Central Asia (MESCA) engagiert sich Help mit langfristigen Entwicklungsprojekten sowie akuter Nothilfe. Die Arbeit umfasst u. a. Gesundheitsprojekte zur Stärkung der medizinischen Versorgung, landwirtschaftliche Maßnahmen zur Sicherung von Lebensgrundlagen sowie schnelle humanitäre Hilfe in Krisen- und Katastrophensituationen. Fachliche und disziplinarische Leitung der Programmkoordinator:innen und Programmcontroller:innen in Deutschland und der MESCA-Region. Verantwortung für Einstellungen, Entlassungen und disziplinarische Maßnahmen. Förderung von Motivation, Feedbackkultur, Lernbereitschaft und Eigenverantwortung im Team. Unterstützung des Teams bei Schnittstellenrollen gegenüber Landes-/Regionalteams und Partnerorganisationen. Sicherstellung humanitärer Werte. Repräsentation von Help nach außen (Geber, Fachpublikum, Öffentlichkeit) mit Bezug zur teambezogenen und regionalen Arbeit.

Für unseren nächsten Wachstumsschritt suchen wir eine erfahrene Fundraising-Persönlichkeit, die unsere Förderbeziehungen strategisch ausbaut mit Schwerpunkt auf Philanthropie, Großspenden und dem Aufbau skalierbarer Förderformate. Du arbeitest eng mit den Gründer*innen zusammen und verantwortest Strategie sowie Reporting.

Sie übernehmen in Abstimmung und gemeinsam mit den Kolleg*innen im Verwaltungs-Team Verantwortung für die Gewährleistung reibungsloser administrativer Abläufe unserer Arbeit, insbesondere im Bereich Office- und Eventmanagement. Im Einzelnen bedeutet das: Sie koordinieren die Prozesse mit unseren Dienstleister*innen und dem Team rund um das Büro in der Boyenstraße 41 und setzen Projekte im und um Büro mit den Dienstleister*innen und dem Team um, Sie sind die*der erste Ansprechpartner*in für telefonische und schriftliche Anfragen und Anliegen an die GFF und betreuen diese individuell und wertschätzend, Sie sind verantwortlich für die administrative Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen und Konferenzen und sind verantwortlich für Evaluation und Qualitätsmanagement.

Strategie: Du entwickelst und implementierst gezielte Fundraisingstrategien mit Fokus auf Privatspender:innen und Unternehmenskooperationen – in enger Abstimmung mit dem Team. Privatfundraising: Du betreust unsere bestehenden Privatspender:innen, entwickelst Maßnahmen zur Spenderbindung und gewinnst neue Unterstützer:innen mit kreativen Ansätzen. Firmenfundraising: Du baust aktiv Kooperationen mit Unternehmen auf, pflegst bestehende Partnerschaften und entwickelst individuelle Kooperationsmodelle (z. B. Sponsoring, CSR-Projekte, Anlassspenden). Projektmanagement: Du planst und steuerst Kampagnen (on- und offline) im Privat- und Firmenfundraising und setzt diese eigenverantwortlich um. Dabei arbeitest Du eng mit den verschiedenen Bereichen unseres Kinderdorfes zusammen. Netzwerk: Du baust unser Netzwerk an Förderer:innen aus Wirtschaft und Gesellschaft weiter aus. Außerdem organisierst Du Besuche von interessierten Privat- und Firmenspender:innen und führst sie durch das Kinderdorf. Veranstaltungen: Du unterstützt bei Veranstaltungen, wie z.B. unserem großen Kinderdorffest. Organisation & Dokumentation: Du pflegst und verwaltest relevante Daten zu Privatspendern und Unternehmen und verwaltest die eingehenden Sach- und Geldspenden sowie die Geldauflagen in unserer Datenbank.

Unterstützung der externen Buchhaltungsprozesse sowie der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse. Debitorenmanagement: Verantwortung für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und Forderungsüberwachung sowie Steuerung von Mahnprozessen. Fördermittelmanagement: Erstellung und Prüfung von Mittelabrufen und Mittelverwendungsnachweisen. Koordinierung und Support externer und interner Stakeholder: Korrespondenz mit Partner*innen, Behörden und ähnlichen Stellen im Kontext täglicher Verwaltungsprozesse sowie die Unterstützung des gesamten PHINEO Teams bei Rückfragen rund um die Themen Finanzen und Controlling. Kostenrechnung und Controlling: Erstellung von Auswertungen für Geschäftsbereiche, den Vorstand und unsere Gremien. Vertragsmanagement: Erstellung von Verträgen, Nutzung und Pflege des digitalen Tools zur Dokumentation jeglicher Vertragsprozesse, Koordinierung von Unterschriftsprozessen.

As part of an international team of interdisciplinary experts currently working on over 40 externally funded projects, you will be the central point of contact for financial and administrative project support. This ranges from support with costing at the project application stage, project set-up after commissioning, project controlling, ongoing communication with the project team and third-party funding providers to project accounting, keeping cost records, preparing the project for audits and audit support. You will be part of the project team and actively and continuously supervise the projects.

Die Stelle verbindet Aufgaben im Projekt- und Prozessmanagement mit klassischen Assistenzaufgaben und bietet Ihnen die Möglichkeit, Verantwortung in einer dynamischen Aufbauphase zu übernehmen. Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Themen. Verantwortung für die Organisation und Weiterentwicklung effizienter Büro- und Verwaltungsprozesse (z.B. Bearbeitung des Schriftverkehrs, Ablage & Dokumentenmanagement, Terminmanagement etc.). Erstellung und Abstimmung von Präsentationen, Projekt- und Geschäftsberichten. Mitwirkung bei der Planung und Umsetzung vielfältiger Projekte (z.B. im Zusammenhang mit Therapieoptimierungsstudien, Sicherstellung des Qualitätsmanagements oder Antragsstellung für Fördergelder). Monitoring von Projektfortschritten und Kommunikation mit Projektbeteiligten. Organisation von Veranstaltungen und Meetings. Vor- und Nachbereitung von Gremien- und Arbeitsgruppensitzungen.

Als Sparringspartner*in der CFO-Funktion verantwortest Du die finanzstrategische Steuerung unseres gesamten Projektportfolios. Du sorgst für Transparenz über Budgets, Forecasts und Risiken, etablierst Standards und Qualitätssicherung und stellst sicher, dass alle Prozesse auditfest und donor-konform sind. Gleichzeitig führst Du ein Team von rund fünf Mitarbeitenden im Finanzbereich und bleibst operativ eng an der Praxis, indem Du ein eigenes Projektportfolio (ca. 40-50% der Tätigkeit) vollständig selbst steuerst. Zu Deinen Aufgaben gehören die Steuerung von Kapazitäten, Aufbau und Weiterentwicklung von Standards, Etablierung von Reviews und Qualitätssicherungsprozessen, zentrale Ansprechperson für Förderregeln und Compliance-Fragen, Zusammenarbeit mit Finance & Controlling sowie End-to-end Verantwortung für ein eigenes Projektportfolio.