Finanzen

Du unterstützt einen unserer Geschäftsführer bei der strategischen Weiterentwicklung der beiden Unternehmen. Du kommunizierst im Namen der Geschäftsführung – intern und extern, schriftlich wie mündlich. Du koordinierst Termine und Meetings, strukturierst den Arbeitsalltag und sorgst dafür, dass alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen. Du bereitest Entscheidungen und Besprechungen vor und nach, erstellst Präsentationen und Kalkulationen und führst Recherchen durch. Du sichtest komplexe Informationen, filterst das Wesentliche heraus und bringst es auf den Punkt – klar, strukturiert und entscheidungsrelevant. Du delegierst Aufgaben, behältst Fristen im Blick und unterstützt bei der Koordination laufender Prozesse.

Gemeinsam mit dem Geschäftsführer mit Schwerpunkt Politik und internationale Zusammenarbeit führen Sie gesamtverantwortlich die Vereinsgeschäfte im Auftrag des ehrenamtlich arbeitenden Vorstands und sichern die inhaltliche und strategische Weiterentwicklung der Organisation. Insbesondere kümmern Sie sich um die Organisationsentwicklung und das institutionelle Fundraising. Sie führen wertschätzend und motivierend und verfolgen die Vereinsziele in partizipativer und kooperativer Zusammenarbeit mit einem hochmotivierten Team. Mit kommunikativer Stärke und hoher Sozial- und Moderationskompetenz vertreten Sie den Verein nach innen und außen. Neben der Organisationsentwicklung sind Sie für die Steuerung der Teilteams Öffentlichkeitsarbeit/Fundraising und Verwaltung/Finanzen zuständig.

Die fachliche und administrative Leitung des Projekts (inklusive Monitoring von Aktivitäten und Meilensteinen), disziplinarische Führung des vierköpfigen Projektteams & Teamentwicklung, Budgetverantwortung & Compliance Monitoring (in Zusammenarbeit mit dem Team Projektfinanzen), Qualitätskontrolle und Berichterstattung sowie Kommunikation mit Kooperationspartnern und Gebern, Organisation, Konzeption und Dokumentation von Netzwerkveranstaltungen sowie einer Fachtagung im Rahmen des Projekts, Unterstützung der Beratung politischer Entscheidungsträger*innen, projektbezogene Öffentlichkeitsarbeit, Bereitstellung fachlicher Expertise für das Team von Save the Children Deutschland im Bereich Mentale Gesundheit und Unterstützung der Weiterentwicklung der Strategie in diesem thematischen Feld.

Zu Ihren Hauptaufgaben gehören: Unterstützen des Geschäftsführenden Vorstands und des Präsidiums in der Kommunikation mit dem Team und allen organisatorischen und administrativen, sowie einigen technischen Belangen. Interne und externe Terminkoordination. Organisation von Sitzungen und Treffen und Erstellen von Protokollen. Office- und Reisemanagement. Unterstützen bei der Kommunikation mit Externen, Sicherstellung des internen Kommunikationsflusses. Nachhalten von Verabredungen und Projektmanagement für interne Vorgänge. Informationsrecherche.

Projektmanagement für die verschiedenen in der Abteilung angesiedelten Projekte. Vorbereitung und Mitwirkung an Vergabeverfahren. Betreuung von Ausschreibungen und von Werkvertragsnehmenden in Vertragsangelegenheiten. Organisatorische Betreuung von Personalauswahlverfahren. Organisation von online und offline-Veranstaltungen inner- und außerhalb Deutschlands. Koordination administrativer Abläufe in der Abteilung, darunter Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen sowie Mittelbewirtschaftung (Controlling, Berichtslegung). Korrespondenz und Kommunikation mit Partnern aus verschiedenen Netzwerken in Wissenschaft und Zivilgesellschaft in Deutsch und Englisch. Beantwortung von Anfragen. Redaktionelle Betreuung der Projektprodukte.

Sicherstellung einer geordneten Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge im Bereich der Finanzbuchhaltung auf Basis von rechtlichen und gruppeninternen Vorgaben. Buchen und Kontieren von Ausgangsrechnungen und von Zahlungseingängen. Forderungsmanagement. Mahnwesen. Mandantenübergreifende Durchführung der Zahlungsverkehre. Kontenklärung/-abstimmung. Ansprechpartner*in bezüglich der Zahlungsmodalitäten. Aktive Unterstützung bei der Entwicklung, Optimierung und Umsetzung von Projekten im Bereich Rechnungswesen. Unterstützung bei vorbereitenden Jahresabschlussarbeiten. Unterstützung der Geschäftsführung in der Finanzplanung und im Controlling.

Basierend auf den Förderrichtlinien von Orienthelfer e.V. entwickeln Sie neue Projektideen mit lokalen Implementierungspartnern. Sie beraten den Implementierungspartner bei der Erstellung eines nachhaltigen Projektantrags. Gemeinsam mit unserem Finanzteam unterstützen Sie den Implementierungspartner bei der Ersterstellung des Projektbudgets. Sie erarbeiten gemeinsam mit dem Implementierungspartner messbare Wirkungsziele und -indikatoren und verfolgen deren Umsetzung im Rahmen des Projektmonitorings nach. Sie stellen die Einhaltung interner und externer Richtlinien und Vorgaben innerhalb der Projektumsetzung sicher. Sie sind verantwortlich für die vertragliche und fristgerechte Mittelverwendung innerhalb der Projekte. Sie sind zuständig für die inhaltliche, organisatorische and finanzielle Steuerung mehrerer Projekte gleichzeitig.

Sie übernehmen unsere komplette Personaladministration von der Einstellung bis zum Austritt. Dabei erstellen Sie Arbeitsverträge, führen Vertragsgespräche und stellen so einen reibungslosen Personalprozess sicher. Sie verantworten die Vorbereitung und Durchführung unserer Entgeltabrechnungen über LODAS (DATEV) und arbeiten dabei eng mit der Kollegin aus der Finanzbuchhaltung zusammen. Das Besondere: Unsere Buchhaltung findet vollständig inhouse statt. Freuen Sie sich auf kurze Entscheidungswege und effizientes Arbeiten!

Durch Ihre Tätigkeiten unterstützen Sie die Geschäftsleitung bei verschiedenen Aufgaben. Diese Aufgaben umfassen organisatorische, verwaltende und kommunikative Tätigkeiten, wie z.B. Führung der Tagesgeschäfte/Büroarbeiten (innen/außen Kommunikation; Korrespondenzen), Pflege der Datenbank (VEWA) und vorbereitende Buchhaltung, Betreuung von Interessenten, Spendern und Ehrenamtlichen, Erstellen und Versand von Spendenbescheinigungen/Dankbriefen, Schreiben verschiedener Texte (Briefe, Informationsblätter, Mailings), Websitepflege und Newsletter (Bildbearbeitung, Wordpress, Mailchimp), Erstellung von Förderanträgen, Powerpoint-Präsentationen, Projektmanagement.

Vorbereitende Finanzbuchhaltung, als Schnittstelle für unseren Steuerberater. Rechnungsvorerfassung in DATEV Unternehmen Online (DUO). Prüfung der Bankumsätze und Zuordnung elektronischer Belege. Abstimmung der monatlichen Kreditkartenabrechnungen. Sicherstellung, dass Rechnungen fristgerecht, spätestens zum Periodenabschluss dem Steuerberater zum Buchen bereitgestellt werden. Inventur/Inventarpflege. Interne Rechnungsstellung. Prüfung und Buchen von Reisekostenabrechnungen und Kreditkartenabrechnungen.

Du fungierst als Ansprechpartner*in für unsere Förderpartner*innen und deine Kolleg*innen in den Projektteams und sorgst so für eine reibungslose Zusammenarbeit und Transparenz zu allen Themen rund um die Abrechnung von Förderprojekten inklusive: Prüfung von Belegen und Erstellung von Verwendungsnachweisen und Mittelabrufen unter Anwendung und Einhaltung der Richtlinien der Zuwendungsgeber*innen, Budgetcontrolling und Unterstützung bei Änderungsanträgen, Beratung lokaler Weiterleitungspartner zu finanziellen Anforderungen in der Projektabwicklung, Erstellung von Beleglisten, Prüfung von Zwischennachweisen.

In enger Zusammenarbeit mit unserem Personalsachbearbeiter verantwortest Du die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung mit DATEV-Lodas. Unterstützung bei der Erstellung und Prüfung von Gehaltsabrechnungen, Anpassung von Gehaltsbestandteilen und Verwaltung von Sonderzahlungen. Erstellung von Arbeitsverträgen/Änderungsvereinbarungen und Pflege der Stammdaten in HR-Works und DATEV, einschließlich Koordination von Einstellungsformalitäten und Umsetzung von Vertragsänderungen. Verwaltung von Auszeiten (Mutterschutz, Elternzeit, Sabbaticals) sowie die entsprechende Stammdatenpflege und das Meldewesen. Erstellen diverser Bescheinigungen, z.B. für KiTas, Behörden, Statistikämter etc.

Beratung und Betreuung von Führungskräften und Mitarbeitenden in allen Aspekten des Personalbereichs (z.B. Mutterschutz, Elternzeit, Bildungsurlaub, betriebliche Altersvorsorge etc.). Verantwortung für unsere Recruiting-Aktivitäten und das Bewerbungsmanagement. Operative Umsetzung, Optimierung und Digitalisierung der Prozesse im Personalbereich (u.a. Implementierung der Personalsoftware HRlab). Erstellung von Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen, Bescheinigungen oder weiteren personalrelevanten Dokumenten. Vertretung und ggf. Unterstützung bei der digitalen Zeiterfassung und der vorbereitenden Gehaltsbuchhaltung inklusive Kontakt zu Krankenkassen und Versicherungen.

In dieser verantwortungsvollen Position sorgen Sie dafür, dass Organisation, Kommunikation und Koordination rundlaufen – mit kühlem Kopf, Fingerspitzengefühl und einem Sinn für Humor. Meetings managen: Sie bereiten Besprechungen (online und vor Ort) vor, übernehmen Host-Rollen und führen Protokoll. Kommunikation & Dokumente: Sie erstellen und überarbeiten Präsentationen, Unterlagen und Korrespondenz. Organisation: Sie koordinieren Termine, Fristen und Kalender – immer mit Überblick. Büroabläufe gestalten: Sie bearbeiten Post, buchen Dienstreisen und erstellen Reisekostenabrechnungen. Recherche & Projektunterstützung: Sie übernehmen projektbezogene Recherchen und sind zentrale Ansprechperson.

Allgemeine Assistenztätigkeiten für den Generalsekretär, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Kommunikation mit den Mitgliedern der VEM, Selbstständiges Verfassen von Grußworten, Vorworten, Ansprachen etc., Terminplanung und -koordination, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, inkl. Flugbuchungen, Budgetüberwachung, Planung, Organisation und Mitwirkung bei nationalen und internationalen Tagungen und Veranstaltungen, Betreuung nationaler und internationaler Gäste, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung (deutsch/englisch).